Prioriteiten stellen zijn de sleutel tot overleven van de management assistant



Er zijn dagen dat je non-stop werkt en toch het gevoel hebt dat je niets hebt gedaan. Op andere dagen word je overstelpt met zo veel belangrijke en dringende zaken dat je niet eens weet waar te beginnen. Hoe overleef je die eindeloze stroom van vragen en to do’s?


Prioriteiten kennen

Soms is het lastig om te balanceren tussen de prioriteiten van het bedrijf, die van de baas en je eigen prioriteiten. Als je bovendien ook nog eens een ondersteunde rol vervult voor meerdere leidinggevenden of mensen op verschillende hiërarchische niveaus, wordt het helemaal ingewikkeld. Hoe blijf je die enorme takenlijst de baas? Hoe kun je effectief werken?


1. Wat zijn de prioriteiten van het bedrijf?

De eerste stap naar effectief werken, is weten wat er speelt in het bedrijf waarvoor je werkt. Management assistants moeten op de hoogte zijn van de missie, strategie en kernactiviteiten van het bedrijf. Hoe goed kun jij uitleggen wat het bedrijf waarvoor je werkt precies doet?

Daarnaast is het belangrijk om de bedrijfsstrategie te kennen.

Al deze informatie zal je helpen om je eigen positie binnen het geheel beter te begrijpen.


2. Welke prioriteiten heeft je baas?

De volgende stap is weten wat de missie, verantwoordelijkheden en prioriteiten van je baas zijn. Wat is zijn/haar bijdrage aan de missie en strategie van het bedrijf? Wat zijn zijn/haar belangrijkste taken en projecten? Wie zijn de voornaamste stakeholders waarmee je baas te maken heeft? Wie zijn de belangrijkste klanten en contacten?

Om je baas zo goed mogelijk te ondersteunen, moet je weten wat zijn job precies inhoudt. Voorts moet je weten wat hij belangrijk vindt op zowel professioneel als persoonlijk vlak.

Als je de prioriteiten van je baas kent, kun je op een effectieve manier zijn agenda beheren.

Verder kun je je baas de informatie verschaffen die hij/zij nodig heeft voor zijn/haar projecten, taken en vergaderingen.


3. Wat zijn jouw prioriteiten?

Hoe pas jij binnen dit alles? Wat is je missie? Wat zijn je verantwoordelijkheden, belangrijkste taken en projecten? Wat zijn je professionele prioriteiten? Ook al ben je nu heel goed bezig, sta eens stil bij hoe je dit ook in de toekomst wil blijven doen.

Wat is het belangrijkste voor jou op persoonlijk vlak? Iedereen weet dat een goed evenwicht tussen werk en privéleven noodzakelijk is om goed te kunnen presteren.


Alles gedaan krijgen

Nu we alle prioriteiten kennen, stelt zich de vraag hoe we al deze ballen in de lucht kunnen houden? Een dag telt tenslotte maar 24 uur.

Welke taken, projecten en activiteiten dragen bij tot de topprioriteiten? Aan welke zaken moet je meer tijd en aandacht besteden? Zijn er taken en activiteiten die je kunt afbouwen, stopzetten of delegeren? Hou er rekening mee dat niet alle prioriteiten dagelijks actie vereisen.


Terugblik en planning

Je prioriteiten en de aanpak ervan kennen, helpt bij het maken van een goede planning. Heb je een vaste planningsmethode? Zo niet, dan is het aangeraden om er een gewoonte van te maken om jaarlijks, maandelijks, wekelijks en dagelijks terug te blikken op je prestaties, leermomenten en belangrijke onafgewerkte taken.

Ook is het best om je eigen agenda en die van je baas te controleren op geplande activiteiten die mogelijk voorbereid moeten worden.


Een productieve werkdag

Nu je een regelmatige planning in je werkroutine hebt opgenomen, moet je een duidelijk beeld hebben van de belangrijkste taken voor de week. Maximaal drie belangrijke taken opnemen in je dagplanning is aangeraden. Je begint je dag best met de belangrijkste taak.


Omgaan met onvoorziene en dringende taken

Als je baas of collega je vraagt om iets voor hem/haar te doen, neem dan even de tijd om de belangrijkheid en dringendheid ervan in te schatten voor je tot actie overgaat. Ons brein is geprogrammeerd om aandacht te schenken aan (vermeende) urgenties en nieuwe dingen.


Prioriteiten herbekijken

En last but not least, hou er rekening mee dat prioriteiten na verloop van tijd kunnen veranderen. Bedrijven evolueren, net als hun strategieën en prioriteiten. De verantwoordelijkheden en interesses van je baas kunnen in de loop van de tijd ook veranderen. Evenzeer kunnen ook je eigen prioriteiten op professioneel of persoonlijk vlak wijzigen. Wat een paar jaar geleden nog heel belangrijk voor je was, is dat nu misschien niet meer of toch niet meer in dezelfde mate.


Lees volledig artikel

facebook-group-logo.png
Herentalsesteenweg 44
2275 Poederlee
BE 0806.062.377
Get social with us!
  • Facebook Clean Grey
  • Twitter Clean Grey
  • LinkedIn Clean Grey
Feedback, vragen?

 

+32 476 63 27 83
info@assistantclub.be

​​​

© 2019 On Target