Ontwikkel een kleurcode voor een betere organisatie


Een van de gemakkelijkste manieren om structuur en organisatie aan uw werkruimte en bestanden toe te voegen, is door kleurcodering te gebruiken.

Dit geldt doorgaans meer voor papieren bestanden dan voor digitale bestanden. Met veel programma's en hulpmiddelen voor taakbeheer kunt u echter categoriekleuren toevoegen, zodat u ze kunt overdragen naar uw digitale bestandsbeheer.


Uw kleurcode ontwikkelen

Bij het maken van een kleurcode, begin je best met het evalueren van de omgeving waarin je werkt. Zijn er al kleuren gekoppeld aan specifieke werkcategorieën, afdelingen of projecten? Als dat het geval is, probeer dat dan in uw kleurcode op te nemen.


Wat zijn uw werkcategorieën of soorten projecten? Zo kan je bv. een aparte kleur toewijzen aan elke leidinggevende die u ondersteunt, een kleur voor uw admin-projecten, juridische contracten, operationele bestanden, enz.


Afhankelijk van hoeveel kleuren en categorieën u maakt, kan het voor u (en degenen die u ondersteunt) nuttig zijn om een ​​kleurcodesleutel te maken. Op die manier kent iedereen het systeem en kan het gemakkelijker worden onderhouden.


Hulpmiddelen voor kleurcodering

Er zijn veel geweldige opties beschikbaar om u te helpen bij het implementeren van uw kleurcode: dossiermappen, ringbanden met 3 ringen, bladbeschermers met gekleurde randen, poly projectvakken, labels en Smead Viewables.


Als u niet het budget of de goedkeuring heeft om gekleurde bestandsmappen te gebruiken, kunt u nog steeds kleur op uw labels gebruiken of gekleurde stickers aanbrengen om ze visueler te maken.


Uw kleurcode implementeren

Zodra u over de benodigde tools beschikt, kunt u bestanden overzetten naar de juiste bestandskleur en ze van een label voorzien. Leer degenen met wie u werkt hoe ze het nieuwe systeem moeten gebruiken, zodat ze begrijpen hoe het werkt en waarom het belangrijk is. Terwijl u uw systeem gebruikt, zult u manieren vinden waarop u het moet verfijnen of toevoegen terwijl u bezig bent.


Kleurcodes toepassen op agenda's, taken en e-mail

In Microsoft Outlook kan u categorieën instellen en aan elke categorie een kleur koppelen. Vervolgens kunt u dit gebruiken om taken, e-mails en agenda-afspraken een kleur te geven.


We willen allemaal meer georganiseerd zijn. Kleurcodering stelt ons in staat sneller te vinden wat we nodig hebben en maakt de planning eenvoudiger, omdat we in één oogopslag kunnen zien welke categorieën onze tijd vergen.


En wanneer de rest van het team ook aan boord komt, zorgt dat ervoor dat het hele kantoor soepeler werkt door iedereen op dezelfde kleurgecodeerde pagina te houden!