Fixer des priorités est la clé de la survie de l'assistant(e)



Il y a des jours où vous travaillez sans arrêt et sentez toujours que vous n'avez rien fait. Les autres jours, vous êtes submergé par tant de questions importantes et urgentes que vous ne savez même pas par où commencer. Comment survivez-vous à ce flot incessant de questions et de choses à faire? Connaître les priorités Il est parfois difficile d’équilibrer les priorités de l’entreprise, celles du patron et vos propres priorités. De plus, si vous jouez également un rôle de soutien pour plusieurs personnes à différents niveaux hiérarchiques, cela devient compliqué. Comment gérez-vous cette énorme liste de tâches? Comment pouvez-vous travailler efficacement? 1. Quelles sont les priorités de l'entreprise? Pour travailler efficacement, la première étape consiste à savoir ce qui se passe dans l’entreprise pour laquelle vous travaillez. Les assistants de direction doivent être conscients de la mission, de la stratégie et des activités principales de l'entreprise. Dans quelle mesure pouvez-vous expliquer en quoi consiste exactement l'entreprise pour laquelle vous travaillez? Il est important de connaître la stratégie commerciale. Toutes ces informations vous aideront à mieux comprendre votre propre position dans l'ensemble. 2. Quelles sont les priorités de votre patron? La prochaine étape consiste à connaître la mission, les responsabilités et les priorités de votre supérieur. Quelle est sa contribution à la mission et à la stratégie de l'entreprise? Quels sont ses tâches et projets les plus importants? Quelles sont les principales parties prenantes avec lesquelles votre patron doit s’occuper? Qui sont les clients et les contacts les plus importants? Pour soutenir au mieux votre patron, vous devez savoir en quoi consiste son travail. Vous devez également savoir ce qu'il considère important, tant sur le plan professionnel que personnel. Si vous connaissez les priorités de votre patron, vous pourrez gérer son agenda efficacement. Vous pouvez également fournir à votre patron les informations dont il a besoin pour ses projets, ses tâches et ses réunions. 3. Quelles sont vos priorités? Comment vous situez-vous dans tout cela? Quelle est votre mission? Quelles sont vos responsabilités, tâches et projets les plus importants? Quelles sont vos priorités professionnelles? Même si vous vous en sortez très bien maintenant, réfléchissez à la façon dont vous voulez continuer à le faire à l'avenir. Quel est le plus important pour vous sur le plan personnel? Tout le monde sait qu’un bon équilibre entre vie professionnelle et vie privée est nécessaire pour bien performer. Tout faire Maintenant que nous connaissons toutes les priorités, la question se pose de savoir comment garder toutes ces balles dans les airs. Après tout, une journée ne compte que 24 heures. Quels tâches, projets et activités contribuent aux principales priorités? Sur quoi avez-vous besoin de consacrer plus de temps et d'attention? Y a-t-il des tâches et des activités que vous pouvez compléter, arrêter ou déléguer? N'oubliez pas que toutes les priorités ne nécessitent pas une action quotidienne.


Rétrospective et planification Connaître vos priorités et leur approche vous aide à faire une bonne planification. Avez-vous une méthode de planification fixe? Sinon, il est conseillé de prendre l'habitude de revoir votre performance, vos moments d'apprentissage et vos tâches importantes non terminées chaque année. Il est également préférable de vérifier votre propre agenda et celui de votre patron pour les activités prévues qui doivent éventuellement être préparées.


Une journée de travail productive Maintenant que vous avez inclus un horaire régulier dans votre routine de travail, vous devez avoir une idée précise des tâches les plus importantes de la semaine. Il est recommandé d’inclure jusqu’à trois tâches importantes dans votre planification journalière. Vous commencez votre journée avec la tâche la plus importante.


Faire face à des tâches imprévues et urgentes Si votre patron ou un collègue vous demande de faire quelque chose pour lui, prenez un moment pour en évaluer l’importance et l’urgence avant de passer à l’action. Notre cerveau est programmé pour prêter attention aux urgences (présumées) et aux choses nouvelles.


Revoir les priorités Enfin, n'oubliez pas que les priorités peuvent changer avec le temps. Les entreprises évoluent, au même titre que leurs stratégies et leurs priorités. Les responsabilités et les intérêts de votre patron peuvent également changer avec le temps. Vos propres priorités peuvent également changer de manière professionnelle ou personnelle. Ce qui était très important pour vous il y a quelques années peut ne pas l'être maintenant ou plus.


Source: HRpraktijk



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