Een propere inbox


Is het tijd om serieus aan de slag te gaan met het opruimen van de rommel in uw inbox - niet alleen het verwijderen van ongewenste e-mailberichten, maar ook het opzetten van werkwijzen die de rommel in de eerste plaats niet veroorzaken. Hier zijn vijf tips om u op weg te helpen.


1. Stuur minder e-mail De gemakkelijkste manier om minder e-mail te krijgen, is door minder e-mail te verzenden. Een telefoontje of bij iemand langsgaan op kantoor is veel effectiever.


2. Laat Outlook je opvolgen Wanneer u een e-mail verzendt waarin u vraagt ​​om een ​​taak uit te voeren, klikt dan op de vervolgvlag en voeg een herinnering toe terwijl u de mail aan het opstellen bent. Outlook zorgt ervoor dat er een herinnering op het scherm van de ontvanger zal verschijnen.


3. Afmelden of markeer als 'junk' Als u zich hebt aangemeld voor nieuwsbrieven en advertentie-e-mail die maar blijft komen, maar u wenst die niet meer te ontvangen, kan u zich uitschrijven of deze markeren als junk. Wel alleen afmelden als het een bekende afzender is. Veel afmeldlinks verbergen schadelijke acties die variëren van het bevestigen voor de afzender dat ze een geldig e-mailadres hebben tot het installeren van malware. Als u het niet zeker weet, klikt u met de rechtermuisknop op het bericht en kiest u 'Ongewenste e-mail' en vervolgens 'Afzender blokkeren'.


4. Stel een regel op Regels kunnen berichten die niet dringend zijn, verplaatsen naar een map die u later kunt bekijken als de tijd het toelaat. Klik met de rechtermuisknop op het e-mailbericht in de lijst en kies 'Regel' en vervolgens 'Regel maken'. Kies in het volgende eenvoudige dialoogvenster de afzender of identificeer trefwoorden in het onderwerp die Outlook kan gebruiken om te bepalen of uw regel van toepassing is. Kies vervolgens onderaan de map waar u naartoe wilt. U ziet de map in de lijst met het vetgedrukte aantal ongelezen berichten dat op u wacht.


5. Daag in de eerste plaats het gebruik van e-mail uit Er zijn tegenwoordig zoveel methoden om met collega's te communiceren. Veel interne teams hebben bijvoorbeeld e-mail tussen teamleden geëlimineerd door ervoor te kiezen alleen Microsoft Teams-berichten te gebruiken voor hun dagelijkse communicatie.