5 tips voor het faciliteren van virtuele vergaderingen



Het succesvol houden van virtuele vergaderingen kan een uitdaging zijn gezien de gebruikte technologieën en factoren zoals tijdzones. Virtuele vergaderingen kunnen de samenwerking echter effectief bevorderen en de betrokkenheid vergroten. Nu heel wat professionals op afstand werken, worden virtuele vergaderingen een noodzaak. Gelukkig zijn er manieren om virtuele vergaderingen voor de betrokkenen productiever te maken. Hier zijn vijf tips voor het faciliteren van virtuele vergaderingen, zodat ze succesvol zijn.


1/ Overweeg het platform Er zijn tal van platforms om virtuele vergaderingen te houden, variërend van Zoom en GoToMeeting tot Skype. Hoewel deze platforms videovergaderingen mogelijk maken, heeft elk platform unieke functies. Houd rekening met uw behoeften voordat u een virtuele vergadering opzet; bijvoorbeeld als u schermen moet delen, een peiling moet houden of whiteboards moet gebruiken voor discussies. De kosten en de grootte van uw vergadering zijn ook van belang bij het kiezen van het juiste platform. Overweeg een platform dat voor iedereen handig is en waarmee u al uw vaste activiteiten met succes kunt uitvoeren. Het is cruciaal om op al uw apparaten een testrun uit te voeren, zodat uw vergadering niet wordt onderbroken door technologische haperingen.

2) Stuur een gedetailleerde agenda voor de vergadering De sleutel tot een succesvolle bijeenkomst ligt in hoge mate in planning en voorbereiding. Zorg voor een duidelijke agenda met belangrijke discussiegebieden, datum en duur van de sessie, deelnemende leden en hun rollen, evenals alle andere relevante documenten. Door voorafgaand aan de vergadering een gedetailleerde agenda naar de betrokken partijen te sturen, krijgt elk lid een duidelijk beeld van hun rol. Het is ook een geweldige manier om ervoor te zorgen dat iedereen vóór de vergadering op dezelfde lijn zit. Hoewel virtuele bijeenkomsten kort en direct ter zake moeten zijn, moet u ruimte maken voor informele discussies om betrokkenheid te bevorderen en een band tussen leden op te bouwen.


3/ Stel basisregels in Basisregels houden elke bijeenkomst op orde en reguleren het gedrag van leden. Voordat u een virtuele vergadering houdt, is het belangrijk dat u gezamenlijk regels bedenkt die iedereen moet volgen. Een geweldige manier om dit aan te pakken, is door vast te houden aan dezelfde normen die in persoonlijke bijeenkomsten worden waargenomen. Deze omvatten stiptheid, geen oproepen aannemen of zich verplaatsen tijdens de vergadering, de lijn dempen wanneer u niet praat en uw naam noemen voordat u spreekt. Zorg er ook voor dat iedereen achtergrondlawaai beperkt om duidelijkheid te bevorderen en zorg ervoor dat de rest van de deelnemers volgt wat er wordt gezegd. 4) Betrek relevante leden en geef iedereen de tijd om te praten Voordat u een vergadering organiseert, kent u de doelstellingen en gespreksonderwerpen al. Bepaal op basis van de agenda wie er aan de vergadering deelneemt om tijdverspilling en afleiding te voorkomen. Probeer zoveel mogelijk alleen de belangrijkste leden te betrekken om het proces soepel, snel en efficiënt te laten verlopen. Houd bij het plannen van uw vergadering rekening met de tijdzones van de leden, zodat u een tijd instelt die voor iedereen geschikt is. Zorg er ook voor dat iedereen de tijd krijgt om zijn of haar bijdragen te uiten, zorgen te uiten of updates te geven. Op deze manier voorkomt u dat een paar leden de vergadering domineren, waardoor anderen zich buitengesloten kunnen voelen.


5) Evalueer vergaderingen aan het einde en breng de nodige verbeteringen aan Uw eerste virtuele ontmoeting kan al dan niet zo succesvol zijn als u verwacht. Noteer wat werkte en wat niet na de vergadering. Bij de nabespreking kunt u de rest van de deelnemers vragen naar hun mening over het succes van de bijeenkomst. Op deze manier krijgt u een idee van wat heeft gewerkt en wat verbeterd moet worden, zodat toekomstige vergaderingen succesvol en productief kunnen zijn. Bron: ASAP


facebook-group-logo.png
Herentalsesteenweg 44
2275 Poederlee
BE 0806.062.377
Get social with us!
  • Facebook Clean Grey
  • Twitter Clean Grey
  • LinkedIn Clean Grey
Feedback, vragen?

 

+32 476 63 27 83
info@assistantclub.be

​​​

© 2019 On Target