5 conseils pour les assistants travaillant à domicile



Ce sont des temps troublants. Nous vivons une pandémie qui changera sans aucun doute le paysage politique et économique mondial pour les générations à venir. L'économie mondiale vient à un arrêt brutal et douloureux. Le tissu de la vie sociale est remis en question d'une manière à laquelle beaucoup d'entre nous n'auraient jamais pu se préparer. Avec les arrêts de travail qui se produisent partout, chacun de nous est invité à jouer dans des circonstances jusqu'alors insondables. Pour la première fois, de nombreuses personnes sont invitées à continuer de produire en étant cloîtrées ou en s'abritant sur place. Comment collaborer avec des personnes que vous voyez rarement? Comment vous connecter avec des personnes avec lesquelles vous parlez rarement? Comment instaurer la confiance avec un leader que vous n’avez jamais rencontré?

Avec cette nouvelle exigence selon laquelle nous trouvons tous des moyens d'être productifs à domicile, voici cinq conseils pour les assistants qui travaillent désormais à domicile.


État d'esprit Un état d'esprit à distance est un moyen d'organiser vos opérations de sorte que le travail que vous faites soit clair, documenté et communiqué de manière proactive aux personnes appropriées. Il doit éclairer l’approche stratégique que vous adoptez pour mener à bien le travail afin que chacun puisse comprendre clairement ce qui a été fait. Il est difficile de surestimer la primauté de la documentation dans un environnement éloigné où tout le monde travaille dans des lieux différents et sur plusieurs fuseaux horaires.

Un état d'esprit à distance signifie également que vous trouvez des moyens de collaborer de manière créative pour garantir que le travail ne devienne pas cloisonné et accablant pour un petit groupe de personnes. Travailler à distance peut vous permettre d'oublier facilement plus d'acteurs tertiaires et de vous voir tenter d'assumer trop de choses en solo. Trouvez des moyens de vous connecter, qu'il s'agisse d'ouvrir virtuellement une «salle de travail» - où les membres de l'équipe se réunissent et travaillent tranquillement avec des questions occasionnelles ou des interruptions divertissantes - ou en configurant des canaux dans Slack avec un robot programmé pour s'enregistrer et poser des questions stratégiques à tout le monde a une visibilité sur. Faire ce genre de choses peut ouvrir votre poste de travail cloisonné à la maison et en faire un véritable environnement de travail collaboratif à distance.


Espace de travail Mettre en place un espace productif prendra du temps au départ, mais vous évitera beaucoup de stress sur la route. Peu importe où vous vivez, réservez une place pour votre ordinateur portable et un deuxième moniteur. Si vous n’avez pas de deuxième moniteur, commandez-en un. Si votre lieu de travail refuse de vous rembourser et que vous ne pouvez absolument pas dépenser pour un deuxième moniteur, pensez à acheter un clavier et à installer votre ordinateur portable sur des rames de papier. Réserver un lieu de travail vous aidera à rester productif à long terme, et pas seulement à envoyer quelques e-mails. Avec le temps, vous remarquerez peut-être que le cou continue de vous faire mal, vos yeux se fatiguent ou vous commencez à développer le canal carpien parce que vous n'avez pas investi le temps et l'énergie pour créer un espace de travail dédié. En conséquence, votre productivité chutera probablement. Si vous n’avez pas de bureau à la maison, commandez-en un. Si vous ne pouvez pas, revendiquez une table basse ou même la cour ou le patio (si le temps le permet) comme espace de travail. Avoir une configuration hybride peut fonctionner tant que vous faites preuve de diligence pour transformer l'espace à chaque fois. Une fois qu'il deviendra un mélange de whatchamacallit, il sera impossible de rester organisé et de trouver sa raison.


Calendrier à distance Lors du calendrier à distance, il y a des pièces mobiles supplémentaires. Fini le concours pour un nombre limité de salles de conférence - ouf! Les détails sont importants dans les réunions à distance, faire en sorte que tout le monde soit appelé semble plus important pour une raison quelconque que tout le monde en personne. Lorsque vous êtes en personne, s’adapter aux demandes du moment semble beaucoup plus plausible, si les choses tournent mal lors d’un appel, il n’ya nulle part où se cacher. La plupart d'entre nous utilisent probablement Zoom, Hangouts ou Teams. Si vous n'avez jamais travaillé avec l'un de ces éléments auparavant, familiarisez-vous avec eux maintenant. La plupart de ces systèmes sont simples et votre organisation en choisira probablement un ou deux. Les meilleures pratiques générales ici incluent l'ajout du lien vers la salle virtuelle directement dans la section «emplacement» de l'invitation. En outre, vous devez vous assurer d'ajouter les informations d'appel dans le corps du message. Les calendriers se compliquent, et il est parfois impossible de faire participer chaque partie prenante et chaque connaisseur à une réunion. (Surtout compte tenu de l'ensemble des circonstances dans lesquelles nous sommes actuellement, où les gens ont des enfants à la maison maintenant). Tirez parti de la fonction RECORD sur ces plates-formes pour aider à préserver le contenu et la prise de décision afin que ceux qui ne sont pas disponibles aient la possibilité de se mettre rapidement au courant.


Prioriser ce qui compte L'essence du travail à distance est le changement, pendant cette période d'incertitude, le changement se produit à un rythme effréné à presque tous les niveaux de prise de décision. Cela est probablement vrai pour votre organisation également. Les priorités changeront donc rester flexibles tout en insistant sur le maintien de la continuité dans les domaines clés. En tant qu'assistant, cela signifie votre 1: 1 avec votre exécutif. Ne laissez pas vous échapper cette rencontre car vous êtes à distance. Il s'agit de la réunion la plus importante pour le succès de votre organisation, équipe ou service. C'est à vous de vous assurer qu'il continue et reste un point de contact hautement productif. Poser les bonnes questions pendant votre télécommande 1: 1 vous aidera à vous préparer au succès pendant cette période et vous permettra de vous démarquer en tant que partenaire de confiance en démontrant que vous pouvez rester concentré et productif même pendant les bouleversements mondiaux. Vous êtes le directeur de votre exécutif; aider à les gérer en découvrant lesquels de leurs besoins essentiels ne sont pas satisfaits. Vos 1: 1 sont une opportunité pour vous d'être le mentor dont votre patron a besoin en perfectionnant et en soutenant les endroits où il y a des lacunes.


Limites Travailler à la maison a ses avantages: pas de déplacements trépidants, être libre de passer du temps dans ses pyjamas un peu plus longtemps que d'habitude et bien sûr la flexibilité. Cependant, il existe des défis uniques dont vous devez être conscient et auxquels vous devez vous préparer. Fixer des limites claires est l’une des choses les plus importantes pour votre santé mentale et votre productivité. Lorsque vous travaillez à domicile, vous avez facilement l'impression que vous devez «surperformer» pour répondre immédiatement à chaque ping ou e-mail afin que les gens «sachent que vous travaillez». Comment définir des limites lorsque vous travaillez à distance - exploitez les ressources déjà à votre disposition. Établissez des plages horaires qui permettent aux gens de voir ce que vous faites et pendant combien de temps. Cela aide à définir clairement les attentes avec votre équipe ou votre cadre afin qu'ils sachent quand ils peuvent s'attendre à une réponse. Prenez du temps pour traiter les e-mails et consulter le calendrier pour vous assurer que tout est prêt à l'emploi. Les membres de l'organisation peuvent ouvrir votre agenda et obtenir rapidement un téléchargement de ce que vous faites lorsqu'ils peuvent communiquer avec vous. Si vous n'avez pas configuré le partage d'agenda, cela peut être une bonne occasion de vous familiariser avec la pratique. Cela peut ne pas fonctionner dans votre organisation, essayez de définir votre statut dans l'application de messagerie directe que vous utilisez. Le week-end, si vous n'avez pas explicitement réservé du temps pour rattraper le travail que vous avez manqué pendant la semaine, désactivez vos notifications. Des études après études ont montré que lorsque nous ne prenons pas le temps de nous éloigner des facteurs de stress professionnels, notre santé en souffre. Ne mettez pas votre santé en danger, surtout pendant cette période. Fixez des limites et maintenez-les respectueusement quand et où qu'elles soient. Entrer dans ce nouveau style de travail ne sera pas facile et les compétences uniques de chacun ne se prêtent pas à ce style de travail plus isolé. Cependant, en cas de nécessité, trouver des moyens de rendre le travail à distance productif peut faire la différence entre le succès et l'échec de votre organisation.


Source: Assistant List

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