5 conseils pour faciliter les réunions virtuelles


Mener des réunions virtuelles avec succès peut être difficile compte tenu des technologies impliquées et de facteurs tels que les fuseaux horaires. Cependant, les réunions virtuelles peuvent promouvoir efficacement la collaboration et stimuler l'engagement. Avec beaucoup de professionnels qui travaillent à distance, les réunions virtuelles deviennent une nécessité. Heureusement, il existe des moyens de rendre les réunions virtuelles moins terribles pour les personnes impliquées et plus productives. Voici cinq conseils pour animer des réunions virtuelles afin qu'elles réussissent.


1) Considérez la plate-forme Il existe de nombreuses plates-formes pour organiser des réunions virtuelles allant de Zoom et GoToMeeting à Skype. Bien que ces plates-formes facilitent les visioconférences, chaque plate-forme possède des fonctionnalités uniques qui prennent en charge différentes fonctions. Avant de mettre en place une réunion virtuelle, tenez compte de vos besoins; par exemple, si vous devez partager des écrans, mener un sondage ou utiliser des tableaux blancs pour des discussions. Le coût, ainsi que la taille de votre réunion comptent également lors du choix de la bonne plateforme. Pensez à une plate-forme qui convient à tout le monde tout en vous permettant de mener à bien toutes vos activités définies. Il est crucial de réaliser un test-run sur tous vos appareils afin que votre réunion ne soit pas interrompue par des problèmes technologiques.

2) Envoyer un ordre du jour détaillé avant la réunion La clé d'une réunion réussie réside fortement dans la planification et la préparation. Avoir un ordre du jour clair qui comprend les principaux domaines de discussion, la date et la durée de la session, les membres participants et leurs rôles, ainsi que tout autre document pertinent. En envoyant un ordre du jour détaillé aux parties concernées avant la réunion, chaque membre aura une compréhension claire de son rôle. C'est aussi un excellent moyen de s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde avant la réunion. Alors que les réunions virtuelles doivent être courtes et directes, faites de la place pour des discussions informelles pour promouvoir l'engagement et aider à établir un lien entre les membres.


3) Établir des règles de base Les règles de base maintiennent toute réunion en ordre et régissent le comportement des membres. Avant de tenir une réunion virtuelle, il est pertinent que vous établissiez collectivement des règles que tout le monde doit suivre. Une excellente façon de s'y prendre est de conserver les mêmes normes que celles observées lors des rencontres en face à face. Il s'agit notamment de la ponctualité, de ne pas répondre aux appels ou de se déplacer pendant la réunion, de couper la ligne lorsque vous ne parlez pas et de donner votre nom avant de parler. Assurez-vous également que tout le monde limite le bruit de fond pour favoriser la clarté et assurez-vous que le reste des participants suivent ce qui est dit. 4) Impliquez les membres concernés et donnez à chacun le temps de parler Avant de mettre en place une réunion, vous connaissez déjà les objectifs et les sujets de discussion. En vous basant sur l'ordre du jour, décidez qui fera partie de la réunion pour éviter de perdre du temps et de créer des distractions. Essayez autant que possible de n'impliquer que les membres clés pour rendre le processus fluide, rapide et efficace. Lorsque vous planifiez votre réunion, tenez compte des fuseaux horaires des membres afin de définir une heure qui convient à tous. Assurez-vous également que chacun a le temps d'exprimer ses contributions, de faire part de ses préoccupations ou de fournir des mises à jour. De cette façon, vous évitez que quelques membres dominent la réunion, ce qui peut laisser les autres se sentir exclus.


5) Évaluer les réunions à la fin et apporter les améliorations nécessaires Votre première réunion virtuelle peut ou non être aussi réussie que vous le pensez. Prenez note de ce qui a fonctionné et de ce qui n’a pas fonctionné après la réunion. Lors du débriefing, vous pouvez demander au reste des participants leur opinion sur le succès de la réunion. De cette façon, vous avez une idée de ce qui a fonctionné et de ce qui doit être amélioré pour que les réunions futures soient fructueuses et productives. Source: ASAP


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