3 astuces intelligentes pour Outlook et Excel


Préparez une réunion pendant que le téléphone sonne, un visiteur vous demande votre attention et votre responsable vous dit quelque chose à propos d'un déjeuner que vous devez planifier. Le travail d'un assistant de gestion peut parfois être agité. En utilisant efficacement des outils tels que Excel et Outlook, vous créez rapidement une vue d'ensemble et une tranquillité d'esprit. Vous trouverez ici 3 conseils Outlook et 3 conseils Excel pour plus de structure dans votre travail.


PERSPECTIVES


CONSEIL 1 - Dors!

Enregistrer un rendez-vous rapidement? Faites glisser le message électronique approprié vers le calendrier. Lorsque vous travaillez avec deux écrans, c'est encore plus facile. En un rien de temps, vous pouvez faire glisser l'e-mail au bon endroit dans l'agenda de votre responsable. Conseil supplémentaire: faites glisser avec le bouton droit de votre souris et choisissez de répondre au courrier électronique avec une demande de réunion. Toute personne nommée dans les champs "À" et "cc" du rendez-vous se trouve maintenant dans le champ "À" de la demande de réunion.


CONSEIL 2 - Focus!

Désactivez vos notifications contextuelles (la fenêtre qui apparaît en bas à droite de votre écran lorsque vous recevez un nouvel e-mail). De cette façon, vous ne serez pas distrait et quelqu'un à côté de vous ne pourra pas simplement lire une partie d'un courrier électronique confidentiel. Le fait de désactiver les rappels de rendez-vous peut également vous aider à augmenter votre concentration et à rester concentré.


CONSEIL 3 - Automatisez!

Laissez Outlook faire le travail! En créant des règles de base intelligentes, vous gagnez du temps. Assurez-vous que certains messages entrants ont une certaine couleur de catégorie ou sont déplacés vers un dossier spécifique. Enregistrez le texte que vous tapez régulièrement en tant que pièce rapide ou correction automatique. Et ajoutez des boutons que vous utilisez souvent en haut de la barre d'outils QAT (Quick Access Toolbar).



EXCEL


CONSEIL 4 - Répéter avec une touche

Connaissez-vous le raccourci clavier pratique qui vous permet de répéter votre dernière action dans Excel sans répéter l’opération? Par exemple, vous venez de changer la police et la couleur du texte en cellules individuelles et souhaitez répéter cette opération avec une autre cellule. Cela peut être fait en cliquant sur F4 dans cette cellule.


CONSEIL 5 - Activer les modifications de suivi

Saviez-vous que non seulement Word, mais également Excel, dispose de la fonctionnalité "Suivi des modifications"? Cette fonction n'est pas activée par défaut mais peut être facilement configurée et utilisée. Cela peut parfois être utile si vous apportez des modifications à un fichier partagé avec plusieurs collègues. Parce que le fichier est également partagé automatiquement lorsque vous activez cette option.


CONSEIL 6 - Formulaires en ligne Excel

Votre responsable vous demande de collecter des informations auprès de collègues, de clients ou de fournisseurs. Vous souhaitez évidemment que ces informations soient enregistrées automatiquement. Sur OneDrive (le nuage de Microsoft), vous pouvez facilement créer une enquête Excel en ligne. Cette enquête est accessible à toute personne disposant d’une connexion Internet et de n’importe quel appareil. Les personnes extérieures à l'organisation et sans MS Office peuvent également répondre à l'enquête. Toutes les réponses sont stockées en ligne dans l'application Excel, ce qui vous permet d'afficher ou de modifier facilement les résultats.


Source: Formation Kluwer


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