Des réunions plus éfficaces

71% des cadres supérieurs jugent les réunions improductives et inefficaces (source: Harvard Business Review). Cela représente du temps perdu!
En tant qu'assistants, nous pouvons aider à éviter cette statistique. De la planification à la réunion en direct, en passant par la configuration, nous pouvons aider à assurer une meilleure expérience de réunion à tous les niveaux.

Voici 6 conseils pour vous aider à rendre les réunions que vous organisez beaucoup plus efficaces.

1 / Réunion vraiment nécessaire?
Les décisions pourraient-elles être prises par courrier électronique? Est-ce une réunion hebdomadaire qui pourrait être ignorée?

2 / Utilisez un outil plus facile pour réserver des espaces de réunion hors site

3 / Envoyer l'invitation à la réunion dès que possible
Sauf en cas d'urgence, les invitations doivent être envoyées le plus tôt possible. Les gens ont besoin de temps pour se préparer. Il est donc important de respecter leur emploi du temps et de donner suffisamment de préavis lorsque cela est possible.

4 / Confirmer les participants
Gardez un œil sur qui a accepté ou refusé l'invitation à la réunion afin que tous les participants clés soient présents. En vous assurant que les participants cruciaux acceptent l'invitation, vous contribuez à la couverture des décisions et des sujets importants.

5 / Recueillir et distribuer les points de l'ordre du jour à l'avance
Pour que la réunion soit mieux organisée, il est extrêmement utile de collecter et de distribuer à l'avance les points de l'ordre du jour. Cela inclut également les pièces jointes ou les liens que les participants devront référencer. En outre, incluez si possible les budgets temps pour chaque sujet de discussion afin d'éviter de dépasser l'heure de fin planifiée.

6 / Nommer un 'meeting officer'
Combien de fois avez-vous remarqué que les participants ne restaient pas sur des sujets ou des réunions de longue durée? L'officer' aide à ramener les conversations sur le sujet de la réunion lorsque celle-ci commence à dévier. L’officer' veille également à ce que chaque sujet à l’ordre du jour ne dépasse pas son budget temps.

Les réunions ne doivent pas se sentir inefficaces. Avec une bonne planification et le bon savoir-faire, vous pouvez jouer un rôle primordial pour tirer le meilleur parti du temps dont vous disposez.