Efficiënte meetings

71% van de senior managers vindt vergaderingen onproductief en inefficiënt (bron: Harvard Business Review). Dat komt neer op nogal wat verspilde tijd!
Als assistenten kunnen we deze statistiek helpen voorkomen. Vanaf de planning tot de daadwerkelijke live-bijeenkomst kunnen we helpen om een ​​betere algemene vergaderingervaring te bieden.

Hier volgen 6 tips om ervoor te zorgen dat de vergaderingen die u organiseert, veel efficiënter zijn.

1 / Vraag of de vergadering noodzakelijk is
Kunnen er beslissingen worden genomen via e-mail? Is dit een wekelijkse vergadering die kan worden overgeslagen?

2 / Gebruik een eenvoudiger hulpmiddel om externe vergaderruimten te boeken

3 / Stuur de uitnodiging voor de vergadering ZO VLUG MOGELIJK
Tenzij het een noodgeval is, moeten uitnodigingen zo lang mogelijk van tevoren worden verzonden. Mensen hebben tijd nodig om zich voor te bereiden, dus het is belangrijk om de planningen van mensen te respecteren en indien mogelijk ruim op te merken.

4 / Deelnemers bevestigen
Hou in de gaten wie de uitnodiging voor de vergadering heeft geaccepteerd of afgewezen, zodat alle belangrijke deelnemers aanwezig zijn. Door ervoor te zorgen dat de cruciale deelnemers de uitnodiging accepteren, helpt u ervoor te zorgen dat belangrijke beslissingen en onderwerpen kunnen worden behandeld.

5 / Verzamel en distribueer agenda-items van tevoren
Om te helpen zorgen voor een meer georganiseerde vergadering, helpt het enorm bij het verzamelen en distribueren van agendapunten. Dit omvat ook eventuele bijlagen of koppelingen waarnaar de deelnemers moeten verwijzen. Neem ook, indien mogelijk, tijdsbudgetten op voor elk discussieonderwerp om te voorkomen dat de geplande eindtijd wordt overschreden.

6 / Benoem een 'meeting officer'
Hoe vaak heb je gemerkt dat deelnemers niet op het onderwerp blijven of dat vergaderingen lang duren? De 'officer' helpt de gesprekken terug te leiden naar het onderwerp van de vergadering wanneer het van de baan begint te raken. De 'officer' helpt ook om ervoor te zorgen dat elk onderwerp op de agenda niet gaat over het toegewezen tijdsbudget.

Vergaderingen hoeven niet inefficiënt te zijn. Met de juiste planning en de juiste knowhow, kunt u een grote rol spelen in het optimaal benutten van ieders tijd.